Introduzione alla standardizzazione della produzione contrattuale
La produzione contrattuale in azienda è molto variabile per una serie di motivi -tanto endogeni quanto esogeni- e non-standard quasi per definizione. Ciò significa che si esprimono concetti analoghi in tanti modi diversi, almeno tanti quanti sono i contratti prodotti. Questo avviene specialmente nei rapporti interaziendali o B2B.
L’assenza di standard è una conseguenza del fatto che ogni rapporto deve essere puntualmente affrontato e questo identifica il principale motivo endogeno. I motivi esogeni derivano invece dal contributo di terze parti quali studi legali, controparti o consulenti nella redazione delle clausole e dettagli del contratto.
Il risultato è un insieme non omogeneo di clausole redatte con altissima variabilità pur contenendo gli stessi scopi funzionali; la medesima clausola ad es., inserita in diversi contratti, sarà facilmente ubicata in sezioni diverse e conterrà testi diversi pur esprimendo lo stesso concetto. Questa situazione, oltre a non normalizzare il linguaggio, rende più complicato l’esercizio della revisione dei contratti, buona pratica da svolgere come minimo un paio di volte all’anno.
Apparentemente non ci sarebbero vie di uscita date le premesse ma, grazie alla metodologia #clm (Contract Lifecycle Management), il problema è ovviabile.
Il CLM considera i contratti non come “documenti” ma come “collezioni” di scopi funzionali (articoli o clausole) identificati molto puntualmente. La semantica del CLM non è in conflitto con la realtà dei fatti. Questo concetto è fondamentale per introdurre la pratica di #standardizzazione dei #contratti che consiste in un processo di ottimizzazione della gestione dei contenuti contrattuali attraverso due percorsi:
- Per metodo: con l’adozione di accordi quadro (#msa), e contratti tipo ovvero modelli di contratti definiti dall’ufficio legale per ogni situazione puntualmente identificata. L’adozione di MSA lascia le parti più variabili dei rapporti fuori dall’ambito dell’accordo stesso, e standardizzando per definizione le situazioni e di conseguenza gran parte dei contenuti.
- Per contenuto: con la normalizzazione delle clausole per identità e contenuto; passando attraverso l’identificazione puntuale dei contenuti e la conseguente “normalizzazione” del linguaggio con cui esprimerle all’interno dei contratti prodotti.
La combinazione di entrambe le nature porta ad una situazione di controllo completo dei contenuti contrattuali prodotti e gestiti.